In questo tutorial vi spiegherò come svuotare automaticamente gli elementi eliminati dalle caselle di posta su Exchange 2016 ed Exchange 2019.
È possibile configurare il client Outlook per eseguire questa operazione, ma qui vedremo come farlo direttamente a livello di server Exchange, in modo che funzioni anche se gli utenti utilizzano solo il client Web o un client di posta elettronica su un dispositivo mobile (telefono, tablet…).
Per configurare questa eliminazione automatica a livello di server Exchange, dovremo configurare due elementi:
- Un tag di conservazione che consente di configurare la conservazione dei messaggi e la successiva eliminazione
- Una politica di conservazione che verrà applicata alle caselle di posta, le quali possono contenere uno o più tag di conservazione.
Per iniziare, è necessario accedere all’interfaccia web di amministrazione di Exchange, l’ECP.
Andare su Gestione della conformità 1, quindi su Tag di conservazione 2.
Per impostazione predefinita, si può notare che sono già configurati alcuni tag di conservazione.
Fare clic sul segno + 1 e poi su “Applica automaticamente a una cartella predefinita” 2.
Iniziare assegnando un nome 1 al tag di conservazione, selezionare la cartella a cui applicare il tag (nel nostro caso “Elementi eliminati” 2), scegliere un’azione (nel mio caso ho scelto “Elimina e consenti il recupero” 3), quindi specificare la durata in giorni 4 per cui l’azione sarà applicata e infine cliccare su “Salva” 5.
La base di conservazione è stata creata; passare quindi alle strategie di conservazione 1.
Per la fase di test, ho temporaneamente ridotto la durata a 10 giorni.
Dall’elenco delle strategie di conservazione, cliccare sul + 1 per crearne una nuova.
Iniziare assegnando un nome 1 alla strategia di conservazione, quindi fare clic sul + 2 per assegnare i tag di conservazione alla strategia.
Selezionare il database 1, quindi fare clic su Aggiungi 2 e poi su OK 3.
Il tag viene aggiunto alla strategia; fare quindi clic su Salva 1.
La strategia di conservazione è stata creata; passare quindi all’elenco delle caselle di posta cliccando su Destinatari 1.
Ora è necessario applicare questa strategia alle caselle di posta; in questo caso, applicherò questa strategia solo a una casella di posta: selezionare la casella di posta 1 e fare doppio clic per aprirla.
Accedere alle “Funzionalità della casella di posta” 1, quindi selezionare la strategia di conservazione 2 e fare clic su “Salva” 3.
La strategia è stata assegnata alla casella di posta; affinché venga applicata, è necessario attendere oppure eseguire il seguente comando su EMS per forzare l’applicazione Start-ManagedFolderAssistant -Identity "XXXX"
Per verificare la corretta applicazione, da OWA è possibile notare che sul messaggio viene visualizzato un avviso con la data di scadenza e il tag applicato.
Il 24/12 il messaggio verrà automaticamente eliminato.
Per applicare la strategia a tutte le caselle di posta, è necessario utilizzare PowerShell:
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy "RetentionPolicy-Name"Con questa soluzione, gli elementi eliminati verranno automaticamente rimossi.
